“Contabilidad: la aliada que muchos negocios subestiman”

 Hay varias razones por las que, en muchas empresas (sobre todo pequeñas y medianas), no quieren contratar contabilidad de manera formal. Te resumo las más comunes:

1. Costo percibido como “gasto”

• Muchos empresarios creen que contratar un contador es solo un gasto y no una inversión.

• Piensan que con un software básico o “un conocido que sabe de Excel” es suficiente.

2. Desconocimiento del valor real de la contabilidad

• No ven la contabilidad como una herramienta de gestión y toma de decisiones, sino solo como una obligación legal.

• Se olvidan que un buen contador puede ayudar a pagar menos impuestos legalmente, mejorar el flujo de caja, ordenar costos y aumentar rentabilidad.

3. Economía informal

• Muchos negocios pequeños prefieren no formalizarse (evitan registrar ventas, facturar o declarar).

• Contratar un contador los obligaría a hacer las cosas “por el libro” y pagar impuestos.

4. Miedo a la DIAN y la formalidad

• Algunos empresarios creen que entre menos papeles tengan, “menos los ve” la DIAN.

• Ven la contabilidad como un riesgo de ser vigilados, cuando en realidad es su respaldo.

5. Falta de educación financiera

• Muchos no entienden estados financieros ni informes, entonces creen que “no sirven para nada”.

• Prefieren manejar el dinero de manera intuitiva, aunque eso genere pérdidas ocultas.

6. Ofertas de servicios muy diferentes

• Hay contadores que cobran muy barato y otros que cobran caro, lo cual confunde al empresario.

• Si no entienden la diferencia de calidad, se van por el más barato o deciden no contratar.

👉 En resumen: no contratan contabilidad porque no ven su valor estratégico, solo la asocian con impuestos y sanciones.

Errores comunes en la contabilidad de pequeños negocios 💻💰👈

 

1️⃣ No separar las finanzas personales y del negocio

• Problema: Se mezcla dinero personal con ingresos y gastos del negocio.

• Solución: Abrir cuentas bancarias separadas y usar tarjetas diferentes.

2️⃣ No llevar registros al día

• Problema: Registrar ventas, gastos o pagos de forma tardía provoca errores y omisiones.

• Solución: Actualizar la contabilidad a diario o al menos semanalmente.

3️⃣ No conservar soportes contables

• Problema: Falta de facturas, recibos o comprobantes dificulta justificar gastos ante impuestos.

• Solución: Guardar todos los documentos en físico y/o digital (escaneados).

4️⃣ No conocer las obligaciones fiscales

• Problema: Pagar tarde impuestos o no presentar declaraciones genera sanciones.

• Solución: Tener un calendario tributario actualizado y, si es posible, asesorarse con un contador.

5️⃣ No llevar control de inventarios

• Problema: No saber cuántos productos hay o su costo real afecta la rentabilidad.

• Solución: Implementar un sistema sencillo de inventarios o software contable.

6️⃣ No clasificar bien ingresos y gastos

• Problema: Al final del año no se sabe en qué se gasta el dinero.

• Solución: Crear categorías claras y consistentes para registrar transacciones.

7️⃣ No hacer conciliaciones bancarias

• Problema: Diferencias entre el banco y los registros contables pasan desapercibidas.

• Solución: Conciliar mensualmente los movimientos bancarios con la contabilidad.

8️⃣ No revisar estados financieros

• Problema: Tomar decisiones sin información confiable.

• Solución: Revisar mensualmente balance general y estado de resultados para ver la salud financiera.

Consejos contables que me hubiera gustado saber antes

 

1️⃣ Separa tus finanzas personales y las del negocio

Abrir cuentas bancarias distintas y usar contabilidad independiente evita confusión y facilita la declaración de impuestos.

2️⃣ Lleva registros desde el primer día

Aunque vendas poco al inicio, guarda facturas, recibos y contratos. Esto te permitirá deducir gastos y justificar ingresos.

3️⃣ Planifica impuestos con anticipación

No esperes al cierre fiscal: haz provisiones mensuales para IVA, retenciones y renta. Evitarás sorpresas.

4️⃣ Usa software contable desde temprano

Una herramienta sencilla (Excel, apps, o software en la nube) te ahorrará tiempo y errores cuando crezcas.

5️⃣ Conoce tus obligaciones legales

Infórmate sobre régimen tributario, aportes a seguridad social, facturación electrónica y normas laborales aplicables.

6️⃣ Apóyate en un contador profesional

Un buen asesor desde el inicio puede ahorrarte multas, sanciones y optimizar tus impuestos.

7️⃣ Establece un sistema de control interno

Define políticas para autorizar gastos, manejar efectivo y revisar cuentas. Esto genera orden y confianza.

8️⃣ Revisa tus cifras regularmente

Haz cortes mensuales: ingresos, egresos, márgenes y flujo de caja. No esperes a fin de año para saber cómo vas.