馃彚 ¿C贸mo llevar la contabilidad de una copropiedad? Gu铆a pr谩ctica para administradores y contadores
La contabilidad de una copropiedad (edificio, conjunto residencial o centro comercial) no es igual a la de una empresa tradicional. Involucra el manejo de recursos comunes, la rendici贸n de cuentas a los propietarios y el cumplimiento de normativas legales espec铆ficas en Colombia.
En este art铆culo te explico c贸mo organizar correctamente la contabilidad de una copropiedad, paso a paso.
馃搶 1. Adapta el Plan 脷nico de Cuentas (PUC) a la propiedad horizontal
Aunque el PUC en Colombia es la base, una copropiedad debe tener cuentas espec铆ficas como:
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1305 – Cuotas de administraci贸n por cobrar
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4195 – Ingresos por cuotas ordinarias
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4210 – Ingresos por cuotas extraordinarias
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5205 – Gastos de administraci贸n
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2905 – Fondos de imprevistos o reservas
Esto facilita la clasificaci贸n de ingresos, egresos y saldos por cobrar, y permite generar informes m谩s claros.
馃搫 2. Registra todos los movimientos contables con soporte
Cada ingreso (cuotas, arriendos de zonas comunes, intereses) y egreso (n贸mina, aseo, mantenimiento) debe estar respaldado por:
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Facturas
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Recibos de caja
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Comprobantes de egreso
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Consignaciones bancarias
Adem谩s, es vital hacer conciliaciones bancarias mensuales.
馃Ь 3. Separa los fondos correctamente
Una de las pr谩cticas m谩s comunes (y peligrosas) es mezclar los recursos. La copropiedad debe mantener separados:
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Cuotas ordinarias (para gastos del d铆a a d铆a)
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Cuotas extraordinarias (para obras espec铆ficas)
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Fondos de reserva o imprevistos
Esto no solo facilita el control interno, sino que tambi茅n evita sanciones por uso indebido de dineros.
馃搳 4. Genera informes peri贸dicos y transparentes
El administrador o contador debe rendir cuentas a los copropietarios mediante:
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Estado de Resultados
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Balance General
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Informe de cartera por cobrar
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Presupuesto ejecutado vs. real
Estos informes deben ser presentados, al menos, trimestralmente y en cada asamblea general.
馃捈 5. Cumple con tus obligaciones fiscales y legales
Dependiendo del tama帽o y naturaleza de la copropiedad, podr铆an existir obligaciones como:
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Declaraci贸n de renta (si hay ingresos gravados)
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Informaci贸n ex贸gena a la DIAN
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Reportes a la Supersociedades (en caso de centros comerciales o PH grandes)
Es clave contar con un contador que conozca la normatividad de propiedad horizontal.
馃洜 Herramientas recomendadas
Para llevar una contabilidad eficiente, puedes usar:
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Software contable especializado en PH
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Plantillas de Excel con macros o f贸rmulas
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Plataformas en la nube para reportes e informes
Esto te permitir谩 automatizar procesos, reducir errores y tener mayor control.
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