🏢 ¿Cómo llevar la contabilidad de una copropiedad? Guía práctica para administradores y contadores
🏢 ¿Cómo llevar la contabilidad de una copropiedad? Guía práctica para administradores y contadores
La contabilidad de una copropiedad (edificio, conjunto residencial o centro comercial) no es igual a la de una empresa tradicional. Involucra el manejo de recursos comunes, la rendición de cuentas a los propietarios y el cumplimiento de normativas legales específicas en Colombia.
En este artículo te explico cómo organizar correctamente la contabilidad de una copropiedad, paso a paso.
📌 1. Adapta el Plan Único de Cuentas (PUC) a la propiedad horizontal
Aunque el PUC en Colombia es la base, una copropiedad debe tener cuentas específicas como:
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1305 – Cuotas de administración por cobrar
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4195 – Ingresos por cuotas ordinarias
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4210 – Ingresos por cuotas extraordinarias
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5205 – Gastos de administración
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2905 – Fondos de imprevistos o reservas
Esto facilita la clasificación de ingresos, egresos y saldos por cobrar, y permite generar informes más claros.
📄 2. Registra todos los movimientos contables con soporte
Cada ingreso (cuotas, arriendos de zonas comunes, intereses) y egreso (nómina, aseo, mantenimiento) debe estar respaldado por:
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Facturas
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Recibos de caja
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Comprobantes de egreso
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Consignaciones bancarias
Además, es vital hacer conciliaciones bancarias mensuales.
🧾 3. Separa los fondos correctamente
Una de las prácticas más comunes (y peligrosas) es mezclar los recursos. La copropiedad debe mantener separados:
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Cuotas ordinarias (para gastos del día a día)
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Cuotas extraordinarias (para obras específicas)
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Fondos de reserva o imprevistos
Esto no solo facilita el control interno, sino que también evita sanciones por uso indebido de dineros.
📊 4. Genera informes periódicos y transparentes
El administrador o contador debe rendir cuentas a los copropietarios mediante:
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Estado de Resultados
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Balance General
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Informe de cartera por cobrar
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Presupuesto ejecutado vs. real
Estos informes deben ser presentados, al menos, trimestralmente y en cada asamblea general.
💼 5. Cumple con tus obligaciones fiscales y legales
Dependiendo del tamaño y naturaleza de la copropiedad, podrían existir obligaciones como:
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Declaración de renta (si hay ingresos gravados)
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Información exógena a la DIAN
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Reportes a la Supersociedades (en caso de centros comerciales o PH grandes)
Es clave contar con un contador que conozca la normatividad de propiedad horizontal.
🛠 Herramientas recomendadas
Para llevar una contabilidad eficiente, puedes usar:
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Software contable especializado en PH
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Plantillas de Excel con macros o fórmulas
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Plataformas en la nube para reportes e informes
Esto te permitirá automatizar procesos, reducir errores y tener mayor control.
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